Un logiciel de liste de garde qui fait le travail en secondes.

Ce qu'un logiciel de liste de garde doit faire

Construire une liste de garde à la main, c'est arbitrer sans arrêt entre trois exigences qui se contredisent : couvrir tous les quarts, respecter les contraintes de chacun, et rester équitable sur les mois. Synchro fait cet arbitrage pour vous :

• Équité selon vos critères. Votre équipe choisit ce qui doit être égal (fins de semaine, nuits, fériés) et Synchro égalise chacun de ces critères à la génération. Pas de formule imposée, pas de système de points.
• Équité au cumul. Le cumul de chacun, critère par critère, est visible par l'équipe. Un médecin qui se croit désavantagé consulte le chiffre au lieu d'aller voir la gestionnaire.
• Contraintes en langage naturel. Chaque médecin écrit ses indisponibilités en français, comme il les dirait, et confirme ensuite que le sens a été bien saisi. Pas de formulaire interminable.
• Transferts en libre-service. Un empêchement? Le quart est publié sur un tableau interne et repris par un collègue admissible. Plus de cascade d'appels un dimanche soir.
• Propagation du changement. Un transfert accepté met à jour l'horaire de tout le monde et les compteurs d'équité en même temps. C'est ce qui évite les deux versions qui circulent en parallèle.

Douze gardes chacun, deux charges différentes

Les équipes comptent les gardes parce que c'est le chiffre le plus facile à sortir. Il masque exactement ce qui déclenche les disputes, soit les dates auxquelles ces gardes sont tombées. Prenez deux médecins avec exactement douze gardes chacun sur l'année.

Médecin	Semaine	Fins de semaine	Fériés	Total
Médecin A	9	2	1	12
Médecin B	12	0	0	12

Le compte brut est identique, et pourtant le médecin A a donné deux fins de semaine et un férié pendant que le médecin B n'en a donné aucun. Un chiffrier qui affiche une colonne « nombre de gardes » présente ces deux personnes comme traitées de la même façon. Si votre équipe a décidé que les fins de semaine et les fériés doivent être égaux, ce sont ces deux colonnes que le logiciel égalise, et l'écart n'apparaît plus. Ce choix est une des rares contraintes d'horaire qu'un GMF écrit lui-même plutôt que d'en hériter, comme le détaille notre inventaire des 27 contraintes réelles d'un horaire de GMF.

Pourquoi pas un total de points? Parce qu'il laisse les types de gardes se compenser entre eux. En testant un modèle d'optimisation sur une rotation de douze médecins, nous avons obtenu une répartition parfaitement équilibrée en points où un médecin portait quatre gardes et un autre une seule, parce que quatre quarts de semaine valaient autant que deux quarts touchant une fin de semaine. Égaliser chaque critère séparément évite ce piège, et évite aussi le débat sur la valeur d'un samedi. Le modèle complet et le code sont dans notre article sur le problème d'horaire médical en recherche opérationnelle.

Ce qui casse après la publication

La littérature scientifique traite la construction de l'horaire et sa reprise après publication comme deux problèmes distincts. La synthèse d'Erhard et ses collègues, parue dans l'European Journal of Operational Research en 2018, sépare la dotation, la confection de l'horaire et la replanification, et c'est la troisième que les équipes sous-estiment. Sur les huit moments qui ruinent l'horaire d'un GMF, six surviennent une fois la période publiée.

La garde en est le cas type. Un retrait le vendredi après-midi ne se corrige pas en relançant une génération complète, ce qui déplacerait des affectations que l'équipe avait déjà acceptées. Il se corrige en ouvrant le quart aux collègues admissibles, en enregistrant qui l'a repris et à quel moment, et en laissant les compteurs d'équité absorber le transfert.

Dans notre GMF pilote de Saint-Hyacinthe, une trentaine de personnes gérées dans un chiffrier demandaient environ 30 heures de gestion par mois, corrections après publication comprises, et environ une heure avec l'outil. Chaque médecin, de son côté, est passé de plus de 12 heures par année à une dizaine de minutes pour entrer son horaire. Ce sont nos mesures et non une moyenne du réseau.

Les règles de garde que votre équipe n'écrit pas

Une partie de la liste de garde est décidée ailleurs, et c'est ce qui la rend difficile à figer. Un médecin de famille comptant moins de quinze ans de pratique s'engage à douze heures d'activités médicales particulières par semaine ou l'équivalent, selon le guide pratique de la FMOQ, et le manquement à cette entente entraîne une réduction de 30 % sur l'ensemble de sa facturation à la RAMQ. Les activités admissibles sont fixées par le département territorial de médecine familiale, pas par le groupe.

Conséquence pratique : le calendrier de garde hospitalière et la liste d'AMP arrivent souvent après que l'horaire du GMF est publié et les rendez-vous pris. Le groupe ne contrôle pas ces dates, seulement la vitesse à laquelle il rattrape les siennes. Du côté du GMF lui-même, le Programme de financement et de soutien professionnel du MSSS impose une offre répartie sur l'ensemble des heures d'ouverture, soirs et fins de semaine compris, ce qui garantit que les plages impopulaires existeront et devront se partager.

Pour qui

• Départements hospitaliers. Urgence, obstétrique, pédiatrie, médecine interne, chirurgie et les autres spécialités. Gratuit pendant la bêta hospitalière.
• GMF et GMF-U. La garde s'intègre au reste de l'horaire : sans rendez-vous, bureaux partagés, calendrier d'équipe. Voir le logiciel d'horaire pour GMF.
• Cliniques médicales. Toute équipe qui fait tourner une garde entre médecins, y compris quand la rotation vit à côté d'un horaire de bureau.

Aucune donnée de patient

Synchro planifie des médecins, pas des patients. La plateforme ne contient aucune donnée de patient : une liste de garde indique qui est de garde, jamais qui est soigné. Pour votre établissement, cela veut dire une évaluation de sécurité beaucoup plus simple qu'avec un dossier clinique ou un outil de prise de rendez-vous patient.

Ce que Synchro ne fait pas

La plateforme ne remplace pas votre DME et ne transmet rien à l'orchestrateur à votre place. Elle ne produit pas votre liste d'AMP, ne négocie pas votre entente avec le département territorial de médecine familiale et ne calcule pas votre taux d'assiduité. Sur la garde, elle agit sur la répartition, l'équité selon vos critères, la visibilité du cumul et la reprise des quarts libérés, et laisse le reste au groupe et à ses partenaires.

Combien ça coûte

Pour les GMF et cliniques : 10 $ CAD par utilisateur par mois en facturation annuelle (15 $ CAD au mois), premier mois gratuit, toutes les fonctionnalités incluses. Pour les départements hospitaliers, c'est gratuit pendant toute la phase bêta. Le détail est sur la page Prix, et les comparatifs situent Synchro par rapport aux autres outils utilisés au Québec.

Comment commencer avec votre liste de garde

1. Choisissez vos critères d'équité. Ce qui doit être égal dans votre équipe : les fins de semaine, les nuits, les fériés, le total de gardes. C'est la seule décision qui demande une vraie discussion, et elle se prend une fois par année.
2. Sortez le cumul de la dernière année. Comptez chaque critère sur ce qui a déjà été fait. L'écart que vous découvrez est le point de départ de la prochaine période.
3. Laissez les médecins entrer leurs contraintes. Chacun écrit les siennes en français dans son compte, ou le responsable le fait pour l'équipe.
4. Générez une vraie période et comparez-la à celle que vous auriez montée à la main. C'est le seul test qui vaut quelque chose.

Pour aller plus loin

• Liste de garde en obstétrique
• Liste de garde pour départements hospitaliers
• Transfert de garde entre médecins
• Répartition équitable automatique des quarts
• Les 27 contraintes réelles d'un horaire de GMF
• Le problème d'horaire médical est un problème de recherche opérationnelle
• Les GMF du Québec en chiffres
• Toutes les fonctionnalités